第一条  本会建立收文和发文登记制度，以保证本会公文的流畅，通过收发文管理及时传达贯彻上级指示精神，指导总商会顺利开展工作。

第二条  本会收文和发文登记由办公室负责，收发文实行分类统一归档管理。

第三条  本会专职人员，及临时聘请工作的专家和劳务等有关人员，对公文中涉及国家、政府或本会应保密的事项，必须严守机密，不准向他人泄露。

第四条  本会发文程序：

1、拟稿。由本会办公室根据职责分工各自拟定发文初稿。

2、审核。所拟定发文初稿由拟稿部门领导审核。审核要求：是否需要行文，内容是否符合当时国家的路线、方针、政策、法律和法规，文字表述是否准确、精炼，条理是否清楚，用语是否规范，反映情况是否客观、实事求是，文种使用是否恰当、公文格式是否符合要求等。

3、签发。需要印发的文稿由办公室编制发文文号后报会长或秘书长按以下权限签发：商会重大决策、重要报告或其他重要文件、人事任免等由会长签发；一般行政事务活动的通知、报告及日常业务往来的事务性请示、报告由秘书长签发。经同意签发的文件统一用发文稿纸打印，办理盖章手续后登记发出（含上网）。

4、归档。所发文件的正本及发文原稿本（有审批记录的）交由办公室留存归档。

第五条  本会收文处理程序：

1、本会收文由办公室统一负责。办公室收文后，应先做好归类登记，由办公室负责人提出处理意见后报秘书长审阅批示。

2、秘书长根据所收文件内容及办公室负责人提出的处理意见，确定具体承办部门或承办人员，办公室及时按批示要求将文件送达（一般给复印件，原件由办公室留存）。

3、办公室跟踪办理的情况，并将落实情况报送秘书长或会长。

4、具体承办部门或承办人员对送来的公文要及时处理，并将处理情况报告秘书长或会长。

5、有关部门和个人需要保留所收文件时，可留存复印件。

第六条  本会各方面领导和具体经办人员，对呈阅的公文都要及时阅批和处理，并签署具体意见和日期，保证收发文的效率。

第七条 本会发文，按以下分类统一编制文号：

本会有关工作的通知、指示、决定、任命、报告、会议纪要、工作方案、工作制度、管理规定等发文，用顺容商文[XX]XX号。

第八条  本会收文，按以下分类统一编目归档：

1、国家、省及各市行政主管部门、登记机关的相关文件，A[XX]XX号；

2、顺德区工商联(总商会)及相关商(协)会的有关文件，B[XX]XX号；

3、其他有关文件资料，C[XX]XX号；

第九条  每年三月份，总商会办公室应将上年度文件和资料进行清理归档。重要文件分长期保存或规定保存年限(具体由办公室另行制定)，一般文件资料由办公室根据实际情况规定保存的时间。需要销毁的重要文件，应列出目录报秘书长或会长批准后销毁，需要销毁的一般文件，应列出目录由办公室负责人批准后销毁。收发文记录和销毁文件记录应长期保存。

第十条  本制度经理事会审议通过后生效，由理事会解释。